Командировки на зарубежные конференции

Необходимые документы
для решения вопроса о финансировании участия в конференции по разделу 01.02. «Наука. Международное сотрудничество»
 

Документы должны быть подготовлены за 1 месяц до командировки

  1.  Анкета-заявление (скачать Анкета-заявление на командировку)

    • обязательно наличие контактного телефона заявителя
    • по разделу 01.02. могут быть оплачены дорога, проживание, суточные, виза, страховка; оргвзнос не оплачивается
    • подпись декана (руководителя подразделения), подпись заявителя, печать подразделения
  2. Обоснование необходимости командирования

    • подготовлено на бланке подразделения руководителем подразделения или заявителем
    • не больше 1 страницы
    • подпись декана (руководителя подразделения), подпись заявителя, печать.
  3. Приглашение на конференцию и его перевод на русский (белорусский) язык (по 2 экземпляра), если приглашение на иностранном языке
    • заверено деканом/замдекана/сотрудником УМС
    • в приглашении должно быть указано место работы приглашаемого (БГУ)
    • в приглашении обязательно должны быть указаны финансовые условия пребывания за границей:

    если принимающая сторона оплачивает оргвзнос, то необходимо предоставить расшифровку перечня услуг, предоставляемых за счет оргвзноса (включая, в том числе, оплату питания, проживания, проезда и др.);
    если финансовой поддержки принимающей стороны нет, то в приглашении должна быть фраза о том, что все расходы несет направляющая сторона.

  4. Программа конференции

    • подробная информация о конференции (напечатана типографским способом или распечатана из Интернета)
  5. Задание по командировке (скачать бланк Задание на командировку) (2 экземпляра )

    • указывается цель командирования, которая оформляется в виде плана работы на каждый день командировки
    • время нахождения за границей,
    • план встреч, переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а также иных запланированных мероприятий (выставок, ярмарок, конференций, семинаров и др.)
    •  мероприятия, не относящиеся к основной цели командировки, не упоминать
    • подписи руководителя, заявителя и печать.
  6. Обоснование выбора маршрута следования (скачать образец Обоснование выбора маршрута)

    • должен быть отмечен вид используемого транспорта, предполагаемое время выезда, приезда к месту командирования и обратно с указанием планируемых пересадок
    • желательно приложить расписание движения поездов, самолетов и др.
    • Внимание! Не заказывайте билеты по Интернету. Бухгалтерия оплатит только бумажные билеты, а не распечатки из Интернета
    • Подписи руководителя, заявителя и печать.
  7. Список публикаций наиболее значимых за последние годы.

 ВНИМАНИЕ! Скачать полный пакет докуметов можно здесь

ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

  1. Согласовать возможность финансирования командировки по разделу 01.02 Наука (наличие денег ).  Для этого необходимо Приглашение на конференцию и список публикаций принести в Главное управление науки (Кухаренко А.А., ул. Ленинградская, 20, ком. 410)
  2. После получения устного согласия готовится пакет документов 1-7, указанный выше. Перед тем, как подписывать, документы приносятся в Главное управление науки для проверки правильности заполнения (Кухаренко А.А.).
  3. Подписанные документы следует отнести в Главное управление науки (Кухаренко А.А.) для утверждения документов в Министерстве образования Республики Беларусь (срок подписания – около двух недель).
  4. После положительного решения вопроса о выделении финансирования по Разделу 01.02. Наука командируемый готовит докладную записку на имя ректора (Скачать  бланк и инструкцию Докладная записка и приказ ). На докладной записке ставится резолюция Главного управления науки (Кухаренко А.А.), подтверждающая выделение финансирования.
  5. Далее в Управлении международных связей (ул. Ленинградская, 20, ком. 407) оформляется приказ на командирование.

Для оформления приказа на загранкомандировку командируемый представляет в Управление международных связей (ул. Ленинградская, 20, ком. 407) следующие документы:

  • Приглашение принимающей стороны и его перевод на русский язык (копии)
  • Задание на командировку
  • Заполненную и подписанную докладную записку
  • Отчет о конференции (скачать бланк и инструкцию по заполнению Отчет о командировке) отнести в Управлении международных связей (ул. Ленинградская, 20, ком. 407) (по прибытии).

Описание оформления и все необходимые бланки можно найти в Общих папках электронной почты БГУ –  папка Управления  международных связей – подпапка «Документы”, а также на внешнем  сайте БГУ: Одно окно – Порядок оформления командировок в БГУ.

Куратор проекта: Кухаренко Артур Андреевич

  • Тел./факс: 209-53-24
  • Адрес: ул. Ленинградская, 20 (корпус ФМО), ком. 410
  • E-mail: KuharenkAA@bsu.by